tisdag, september 05, 2017

Att planera seminarieverksamhet

Man kunde tycka att det i vår datoriserad tid borde vara en enkel match att schemalägga ett högre seminarium, men så är inte fallet. Det tar dagar för att inte säga månader, eftersom det inte finns något rutinartat med det utöver att veckodagen och tiden är stående.

Först börjar man med att i slutet av terminen ha ett möte och brainstorma kring aktiviteter med en liten grupp deltagare. I detta skede inte med några datum eftersom det finns vissa aktiviteter som måste ha förtur innan andra aktiviteter kan läggas in. Om detta är i juni försöker man sedan komma överens med samarbetspartners vid andra institutioner om datum som fungerar för dem. Eftersom de har fullt upp med något annat så innebär det att den datumsättningen får vänta till efter semestern. I slutet av augusti lyckas man då till slut med att hitta ett gemensamt datum för det seminariet så att man därefter kan ta itu med övriga förslag.

Sedan april har lokaler varit bokade, rumsnummer har kommit via epost. Nu gäller det att hitta det mailet för att sedan i webbschemat lägga in rätt lokal på rätt datum, eftersom det hanns med då pga att det fanns viktigare arbetsuppgifter som hade större prioritet. Eftersom det ska vara två olika lokaler och man fått informationen om exakta datum för den ena och därtill upplysningen att resten av terminen är man i den andra lokalen så behöver detta stämmas av mot en papperskalender först.

Alltså behöver det skrivas ut ett tomt blad för varje månad ur jobbkalendern på nätet där lokalnumren kan föras in för hand så det blir rätt. Därefter med dessa kalenderblad i handen går det att på webben i seminarieschemat lägga in dag + lokal i schemat så att det står klart för ifyllnad av namn på aktivieteter och ansvariga. I bara en av lokalerna finns utrustning för att videosända seminariet till kolleger på Gotland, så det gäller att i nästa steg säkerställa att de datum som vi har den lokalen läggs de seminarier som kan tänkas ha intresse också för dem. I början av terminen kommer oftast ytterligare goda idéer upp som också ska införlivas i schemat. Det visar sig då att den mindre lokalen inte fungerar pga det lrä bli för många deltagare. Då måste en begäran om en större lokal skickas till lokalbokaren som sedan när det hittats en sådan skickar information om nytt lokalnummer som sedan måste läggas i i schemat så det blir rätt.

Därefter ska minnesanteckningarna från mötet i juni skrivas ut och sedan ska de personer som anmält intresse att hålla i en aktivitet eller föreslagits hålla i den kontaktas så att datumen kan fördelas mellan dem. Ibland krockar önskemålen och så får man ta det en vända till. När den här proceduren är klar och alla är klara över när de ska framträda är det dags att ta fram papperskalendern igen, fylla i namn och titel på seminarietillfället för att därefter lugnt och metodiskt manövrera sig igenom drop down-menyer av olika slag med nyckelord och annat som ska vara med. Så ska det skrivas en kort blurb om syftet med själva seminariet och be om korrekturläsning av den ansvariga via epost. De dagar då studiebesök läggs in måste lokalbokaren mailas och ombedjas att avboka lokalen, som även behöver tas bort från webb-schemat.

Slutligen eftersom det saknas utskriftsmöjlighet eller pdf-generator i webschemat måste den texten kopieras från skärmen och klistras in i ett worddokument  för att sedan redigeras så det blir läsligt och först därefter kan så hela schemat kan distribueras.

Sedan undrar alla varför det tar sådan lång tid att få schemat för högre seminariet.....

Inga kommentarer: